Sistema de gestão para comunidade terapêutica: o que é e como escolher

Publicado em 18 de outubro de 2026 · 15 min de leitura

Um sistema de gestão para comunidade terapêutica é um programa, usado no computador e no celular, que reúne num lugar só o cadastro dos acolhidos, os registros que as normas pedem para cada um, como a ficha individual e o plano de atendimento, os remédios, a agenda, as visitas e o financeiro da casa, com quem fez cada coisa e quando. A lei exige os registros, não o sistema.

O que é um sistema de gestão

Um sistema de gestão é o programa em que a comunidade terapêutica registra e acompanha o dia a dia da casa: quem está acolhido, o que a equipe fez com cada um, os remédios, a agenda, as visitas, os documentos e o dinheiro. Também é chamado de software ou programa de gestão. Cada registro guarda quem o fez e quando.

Na maioria das casas, essas informações vivem espalhadas. A ficha do acolhido fica numa pasta, o caderno do plantão na mesa da coordenação, o financeiro numa planilha e os recados num grupo de WhatsApp. O sistema junta tudo num lugar só. A administração usa no computador; quem está de plantão, no celular.

Quem costuma usar:

Direção e administração: acompanham a ocupação, os documentos da casa e o financeiro.
Responsável técnico e coordenação: acompanham os acolhidos, a rotina e os prazos.
Plantão, monitores e conselheiros: registram o dia a dia, os remédios dados e as ocorrências.
Profissionais que atendem na casa, como psicólogo ou médico, quando houver: registram os próprios atendimentos.

A lei exige registros, não sistema

As normas da comunidade terapêutica dizem o que registrar e em que prazo, mas não dizem em que meio. Papel bem organizado cumpre a regra. O sistema ajuda em três pontos: avisa os prazos, mostra quem escreveu cada coisa e encontra qualquer documento quando a fiscalização pede.

Os registros de cada acolhido:

Registro	O que é	Quando
Termo de adesão	A concordância por escrito com as normas e rotinas da casa, inclusive as regras de visita e de contato com a família	Antes da entrada
Avaliação de entrada	A avaliação diagnóstica, que inclui avaliação médica. Os dados vão para a ficha	Antes da entrada
Ficha individual	O registro do atendimento e das intercorrências. A norma sanitária lista 13 itens, como horário de despertar, atividades, atendimentos em grupo e individuais, atendimento à família e tempo previsto de permanência	Durante todo o acolhimento
Plano de Atendimento Singular (PAS)	O plano feito com o acolhido e a família, com 11 conteúdos, sempre atualizado e à disposição do acolhido e da fiscalização	Até 20 dias depois da entrada
Plano individual de atendimento (PIA)	O plano que a lei federal pede	Até 30 dias depois da entrada
Comunicação da entrada	O aviso ao serviço de saúde e à rede de proteção social do território da casa	Até 5 dias depois da entrada
Registro de saída	A alta, a desistência, o desligamento ou a evasão, anotados na ficha e comunicados à família	A cada saída
Intercorrência grave ou falecimento	O aviso à família e à rede de saúde e de assistência social	Família: imediatamente. Rede: até 24 horas

E os registros da casa:

A capacitação da equipe, que a casa promove de forma permanente.
As informações enviadas ao CONAD todo ano: funcionamento, número de vagas e perfil dos acolhidos.
As fichas, guardadas num arquivo próprio. A norma sanitária inclui uma área para ele entre os ambientes do setor administrativo.

O passo a passo de cada documento está no guia Como abrir uma comunidade terapêutica.

Base legalLei 11.343/2006, arts. 23-B, § 6º, e 26-A, II, IV e VRDC Anvisa 29/2011, arts. 7º, 10, 14, 16, 19 e 21Resolução CONAD 1/2015, arts. 6º (II, VI, XVI, XXV e § 4º), 11 e 25

O que um sistema de gestão faz

Parte	O que faz	Por que importa na comunidade terapêutica
Cadastro do acolhido	Guarda os dados pessoais, o responsável e os contatos, a data de entrada, o quarto, as alergias e os pertences trazidos	É a base da ficha e do plano. Com os acolhimentos anteriores guardados, fica fácil conferir o limite de 12 meses de acolhimento a cada 24
Registros da equipe	Cada pessoa escreve o atendimento da sua área, com data e autor	É a ficha individual do dia a dia, e mostra quem fez o quê
Plano do acolhido	Metas, atividades, revisões e aviso de prazo	O PAS tem prazo e precisa estar sempre atualizado
Remédios	A lista das doses do dia, com a dose dada ou o motivo de não dar	Os remédios em uso ficam sob a responsabilidade do responsável técnico, e a casa não pode ter estoque sem receita
Rotina da casa	Agenda de atividades e atendimentos, quartos, visitas e ocorrências	Visita e contato com a família são direitos do acolhido. As intercorrências vão para a ficha
Saída e arquivo	O tipo de saída, o termo, o aviso à família e a guarda do registro	Toda saída é anotada e comunicada, e o registro continua guardado depois
Documentos da casa	Modelos de normas e rotinas, termo de adesão e comunicados, com o cabeçalho da entidade	O programa de acolhimento, com as normas e rotinas, é exigido; o termo de adesão vem antes de cada entrada
Relatórios	Acolhidos atuais, entradas e saídas, ocupação e ocorrências por período	O CONAD pede todo ano o número de vagas e o perfil dos acolhidos
Financeiro	Contratos e mensalidades com a família, contas a pagar e a receber, atrasos e caixa	Mostra se a casa se sustenta e separa o dinheiro da casa do dinheiro do acolhido

Nem toda casa precisa de tudo no primeiro dia. Comece pelo que as normas pedem: cadastro, registros da equipe, plano, saída e documentos. O resto entra quando a casa sentir falta.

Base legalRDC Anvisa 29/2011, arts. 7º, 17, 18 e 21Resolução CONAD 1/2015, arts. 6º (I, V e § 1º), 11 e 25Sugestão do guia: por onde começar

O dinheiro do acolhido não é da casa

Se o acolhido tem renda própria ou recebe algum benefício, como aposentadoria ou um benefício do governo, a casa e a equipe não podem receber esse dinheiro de quem paga nem administrá-lo, nem de forma indireta.

As normas não tratam do dinheiro que a família deixa para pequenos gastos do acolhido, como a cantina e produtos de higiene. Se a casa aceitar guardar esse dinheiro, a sugestão deste guia é:

Manter o dinheiro fora do caixa da casa. Ele é do acolhido, e não é receita da entidade.
Registrar cada depósito e cada gasto, com data, valor e quem lançou.
Entregar o saldo e um extrato na saída.
Escrever a regra nas normas da casa e combiná-la por escrito com a família.

Base legalResolução CONAD 1/2015, art. 7ºSugestão do guia: como registrar o dinheiro deixado pela família

Quem vê o quê

O acolhido tem direito a sigilo e anonimato. Divulgar informação ou imagem dele depende de autorização prévia, por escrito, dele ou do responsável. E a lei trata como sigilosas as informações da avaliação de entrada e do plano individual de atendimento. Num sistema, isso vira duas perguntas: quem da equipe vê cada informação e quem pode alterá-la.

A regra prática é dar a cada pessoa o acesso que a função dela pede:

A administração vê o financeiro e os valores dos contratos. O plantão não precisa ver.
Quem atende o acolhido vê e escreve os registros da sua área.
O plantão registra a rotina, os remédios dados e as ocorrências.
Ninguém apaga um registro. Um erro se corrige com uma nova anotação, e o sistema guarda o antes e o depois.

O sigilo não impede a casa de prestar informações administrativas aos órgãos que controlam as vagas pagas com dinheiro público.

Base legalRDC Anvisa 29/2011, art. 19, V e VIResolução CONAD 1/2015, art. 8º, V e parágrafo únicoLei 11.343/2006, arts. 23-B, § 7º, e 26-A, VSugestão do guia: o acesso por função

Os dados dos acolhidos e a LGPD

Para a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), informação de saúde é dado pessoal sensível. A ficha de um acolhido, com uso de substâncias, remédios e atendimentos, está cheia desses dados. Na prática, a lei pede cinco coisas:

A casa é a controladora. É ela quem decide o que registrar e para quê. A empresa do sistema é a operadora: trata os dados seguindo as instruções da casa. Isso fica no contrato.
Segurança. Controladora e operadora protegem os dados contra acesso indevido, perda e vazamento, com medidas técnicas e administrativas.
Registro das operações. As duas mantêm o registro do que fazem com os dados pessoais.
Aviso de incidente. Se um incidente de segurança, como um vazamento, puder causar risco ou dano relevante aos acolhidos, a casa avisa a Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) e os acolhidos afetados em até 3 dias úteis, contados de quando soube que dados pessoais foram atingidos. Para agente de pequeno porte, o prazo dobra. O registro de todo incidente, mesmo o que não precisou ser comunicado, fica guardado por pelo menos 5 anos.
Acesso do acolhido. Ele tem direito de ver e corrigir os próprios dados. A norma sanitária já manda deixar a ficha acessível a ele e aos responsáveis.

A lei também pede que a controladora indique um encarregado de dados, o canal entre a casa, os acolhidos e a ANPD. Os agentes de pequeno porte estão dispensados, desde que mantenham um canal de contato com os titulares. A dispensa não vale para quem faz tratamento de alto risco, que a ANPD define pela soma de dois critérios: um geral, como o tratamento capaz de afetar de forma significativa os direitos das pessoas, e um específico, como o uso de dados sensíveis. Se a sua casa se enquadra nisso é questão de análise jurídica: confirme com a assessoria da entidade.

Base legalLGPD (Lei 13.709/2018), arts. 5º (II, VI, VII e VIII), 18, 37, 39, 41, 46 e 48Resolução CD/ANPD 15/2024, Anexo, arts. 6º, 9º e 10Resolução CD/ANPD 2/2022, Anexo, arts. 2º, 3º, 4º e 11RDC Anvisa 29/2011, art. 7º, § 2º

Por quanto tempo guardar

As normas da comunidade terapêutica não dizem por quanto tempo guardar a ficha e o plano de cada acolhido. A LGPD permite guardar os dados depois do fim do acolhimento para cumprir obrigação legal ou regulatória. Quando um profissional de saúde registra atendimentos na casa, o registro dele segue também a regra própria:

Registro	Prazo mínimo de guarda
Prontuário do paciente, em papel ou eletrônico	20 anos a partir do último registro
Registro documental do psicólogo	5 anos

Defina o prazo nas normas da casa, com orientação jurídica. Quando as regras se sobrepõem, a sugestão deste guia é ficar com o prazo maior. E escolha um sistema que arquive o registro de quem saiu, em vez de apagar.

Base legalLGPD (Lei 13.709/2018), art. 16, ILei 13.787/2018, art. 6º, caput e § 5ºResolução CFP 1/2009, art. 4º, § 1ºSugestão do guia: escrever o prazo nas normas da casa

Papel, planilha ou sistema

Para uma casa pequena, com poucas vagas e uma pessoa só cuidando dos registros, papel e planilha bem organizados podem bastar. O sistema começa a valer a pena quando aparecem estes sinais:

Mais de uma pessoa escreve no mesmo caderno ou planilha, e ninguém sabe quem mudou o quê.
Um prazo escapou: o plano passou dos 20 dias, ou uma entrada não foi comunicada.
O plantão pede informação pelo WhatsApp porque o registro está numa pasta na sala.
O financeiro está na cabeça ou no computador de uma pessoa só.
A cópia de segurança depende de alguém lembrar de fazer.
A fiscalização pediu um documento e foi difícil achar.

O que a casa precisa	No papel ou na planilha	Num bom sistema
Saber quem escreveu ou alterou cada registro	Depende de assinatura e letra legível; a planilha não guarda	Autor, data e o antes e o depois de cada alteração
Duas pessoas registrando ao mesmo tempo	Uma espera a outra, ou uma sobrescreve a outra	Cada uma registra do próprio aparelho
Lembrar os prazos	Calendário na parede	Aviso do prazo que está vencendo
Consultar a ficha no plantão	Ir até a pasta ou pedir por mensagem	No celular, com a senha de cada pessoa
Esconder o que não é da função	Armário trancado ou senha no arquivo	Acesso definido pela função
Cópia de segurança	Depende de alguém	Automática e diária; pergunte ao fornecedor

O que perguntar antes de contratar

Pergunta	Por que importa
O sistema foi feito para comunidade terapêutica?	Um programa feito para hospital gira em torno de internação e prontuário. A comunidade terapêutica precisa de termo de adesão, ficha individual e PAS, sem internação
Em que país ficam os dados?	São dados sensíveis dos acolhidos. Saiba onde estão e quem tem acesso a eles
Cada pessoa vê só o que a função pede? A trava vale para o sistema inteiro ou só esconde o botão da tela?	É assim que se cumpre o sigilo do acolhido
Fica registrado quem criou, alterou ou excluiu cada informação?	É a prova de quem fez o quê, para a casa e para a fiscalização
O que acontece com o registro de quem saiu?	Ele precisa continuar guardado pelo prazo que a casa definiu
Com que frequência sai a cópia de segurança? Posso baixar uma cópia?	Para não perder tudo num problema técnico
Como levo os meus dados se quiser trocar de sistema? Em que formatos?	Os dados são da casa e dos acolhidos, não da empresa do sistema
Funciona no celular do plantão? Precisa instalar alguma coisa?	Quem registra é quem está perto do acolhido
Importa o que já está em planilha?	Para não digitar tudo de novo
O contrato diz que a empresa é operadora dos dados, o que ela faz num vazamento e como é o suporte?	É o que a LGPD pede e o que a casa vai usar no dia a dia
O que está no preço e o que é cobrado à parte?	Alguns módulos, como o financeiro, podem ser vendidos à parte

Base legalLGPD (Lei 13.709/2018), arts. 39, 46 e 48Sugestão do guia: a lista de perguntas

Como começar sem parar a casa

Não há prazo único de implantação: depende do tamanho da casa e de quanto já está em planilha. A ordem abaixo é sugestão deste guia, porque cada etapa usa a anterior:

Escrever ou revisar as regras da casa: visitas, contato com a família, horários de remédio e prazos do plano. O sistema vai seguir essas regras.
Cadastrar os acolhidos atuais. Se eles já estão numa planilha, importe.
Cadastrar a equipe, cada pessoa com o próprio login e o acesso da sua função.
Começar pela rotina: agenda, remédios do dia e ocorrências.
Passar para o sistema os registros da equipe e o plano de cada acolhido.
Por último, o financeiro.

Treine cada função no que ela usa, e não o sistema inteiro para todo mundo. Mantenha o papel em paralelo só até a equipe confiar no registro novo. Depois, um lugar só.

Se a casa é uma clínica de recuperação

A clínica de recuperação é estabelecimento de saúde e pode internar. O sistema dela precisa de mais:

Prontuário do paciente, escrito por quem atende. Os dados pertencem ao paciente, e o prontuário é guardado por pelo menos 20 anos a partir do último registro.
Prescrição e receitas, inclusive de remédios de controle especial.
Internações e altas, com o tipo de internação e o aviso ao Ministério Público, à Defensoria Pública e aos outros órgãos de fiscalização em até 72 horas.

O que o sistema de uma clínica precisa ter está no guia Sistema para clínica de reabilitação. O que a lei exige para abrir e manter uma clínica está em Como abrir uma clínica de recuperação.

Base legalRDC Anvisa 63/2011, arts. 24 a 28Lei 13.787/2018, art. 6ºPortaria SVS/MS 344/1998Lei 10.216/2001, art. 8º, § 1ºLei 11.343/2006, art. 23-A, § 7º

Checklist para escolher um sistema

Listar os registros que a casa precisa manter: termo de adesão, ficha individual, PAS, saídas e comunicações
Conferir se o sistema usa a linguagem da comunidade terapêutica, e não a de hospital
Conferir se o plano do acolhido tem os 11 conteúdos do PAS e avisa o prazo de 20 dias
Perguntar em que país ficam os dados e quem tem acesso a eles
Conferir se cada pessoa vê só o que a função pede
Conferir se o sistema guarda quem fez cada registro, com o antes e o depois
Confirmar que o registro de quem saiu é arquivado, e não apagado
Perguntar sobre a cópia de segurança e sobre como levar os dados se trocar de sistema
Testar no celular de quem faz o plantão
Ler o contrato: a empresa como operadora dos dados, o aviso de vazamento e o suporte
Definir nas normas da casa por quanto tempo guardar os registros

Como o Sannio ajuda

O Sannio é um sistema de gestão para comunidades terapêuticas e clínicas de recuperação. Funciona no navegador e pode ser instalado no celular, sem loja de aplicativos. No sistema, o acolhido aparece como paciente.

O cadastro do acolhido reúne os dados pessoais e do responsável, a entrada, as alergias e os pertences. Na entrada, o sistema imprime a ficha e o termo de adesão, que formaliza por escrito a entrada e a permanência voluntárias, como a lei pede.

A carteira do acolhido registra o dinheiro que a família deixa para pequenos gastos, cada gasto e a devolução na saída, e imprime um extrato. Esse dinheiro fica separado do dinheiro da casa. A agenda organiza consultas, terapias individuais e em grupo, atividades físicas e reuniões, por mês, semana, dia ou lista. O cadastro de visitantes avisa quem já pode receber visita pela regra de frequência da casa. Os relatórios mostram os acolhidos atuais, as altas e saídas e a ocupação, para imprimir ou exportar em planilha.

O Sannio Finance, pago à parte e só do administrador, cuida dos contratos, feitos a partir do modelo da casa, das mensalidades geradas a partir deles e das contas a pagar e a receber, com o comprovante anexado.

O banco de dados e os arquivos ficam em servidores em São Paulo. Cada perfil só faz o que pode, um registro guarda quem alterou o quê, e quem sai é arquivado, nunca apagado.

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Perguntas frequentes

Comunidade terapêutica é obrigada a ter um sistema de gestão?

Não. As normas pedem registros, com conteúdo e prazo: termo de adesão antes da entrada, ficha individual de cada acolhido (RDC Anvisa 29/2011), Plano de Atendimento Singular em até 20 dias (Resolução CONAD 1/2015) e plano individual de atendimento em até 30 dias (Lei 11.343/2006). Nenhuma delas diz em que meio. Papel bem organizado cumpre a regra; o sistema ajuda a não perder prazos e a achar os documentos.

Comunidade terapêutica precisa de prontuário eletrônico?

A norma sanitária da comunidade terapêutica não fala em prontuário. Ela pede uma ficha individual de cada acolhido, com o atendimento e as intercorrências, acessível a ele e aos responsáveis (RDC Anvisa 29/2011, art. 7º). A ficha pode ser em papel ou eletrônica. Se um médico ou um psicólogo atende na casa, o registro dele segue também as regras da profissão.

Por quanto tempo a comunidade terapêutica deve guardar a ficha do acolhido?

As normas da comunidade terapêutica não fixam prazo, e a LGPD permite conservar os dados para cumprir obrigação legal ou regulatória. O prontuário do paciente tem guarda mínima de 20 anos a partir do último registro (Lei 13.787/2018), e o registro documental do psicólogo, de 5 anos (Resolução CFP 1/2009). Defina o prazo nas normas da casa, com orientação jurídica.

A comunidade terapêutica pode guardar o dinheiro do acolhido?

Renda própria e benefícios do acolhido, não: a Resolução CONAD 1/2015, art. 7º, proíbe a entidade e a equipe de receber esses recursos da fonte pagadora ou de administrá-los, direta ou indiretamente. As normas não tratam do dinheiro que a família deixa para pequenos gastos. Se a casa aceitar guardá-lo, a sugestão é mantê-lo fora do caixa da entidade, registrar cada movimento e devolver o saldo na saída.

Qual a diferença entre um sistema para comunidade terapêutica e um para clínica de recuperação?

O da comunidade terapêutica gira em torno do termo de adesão, da ficha individual e do Plano de Atendimento Singular, sem internação, que é proibida nesse tipo de casa. O da clínica de recuperação, que é estabelecimento de saúde, precisa também do prontuário do paciente, da prescrição e das receitas de controle especial e do registro das internações e altas, informadas em até 72 horas ao Ministério Público e à Defensoria Pública.

Fontes oficiais

Revisão legal em 10 de outubro de 2026. As regras mudam: confira sempre o texto oficial.

Lei nº 11.343, de 23 de agosto de 2006 (arts. 23-A, 23-B e 26-A) · Presidência da República · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução RDC nº 29, de 30 de junho de 2011 · Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução nº 1, de 19 de agosto de 2015 · Conselho Nacional de Políticas sobre Drogas (CONAD) · consultado em 10 de outubro de 2026
Registro da Resolução CONAD nº 1/2015: situação de vigência · Biblioteca Digital do Ministério da Justiça e Segurança Pública · consultado em 10 de outubro de 2026
Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) · Presidência da República · consultado em 10 de outubro de 2026
Lei nº 15.352, de 25 de fevereiro de 2026 (Agência Nacional de Proteção de Dados) · Presidência da República · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução CD/ANPD nº 15, de 24 de abril de 2024 (comunicação de incidente de segurança) · Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução CD/ANPD nº 2, de 27 de janeiro de 2022 (agentes de tratamento de pequeno porte) · Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) · consultado em 10 de outubro de 2026
Lei nº 13.787, de 27 de dezembro de 2018 (guarda do prontuário do paciente) · Presidência da República · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução CFP nº 1, de 30 de março de 2009 (registro documental do psicólogo) · Conselho Federal de Psicologia (CFP) · consultado em 10 de outubro de 2026
Resolução RDC nº 63, de 25 de novembro de 2011 (arts. 24 a 28, prontuário) · Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) · consultado em 10 de outubro de 2026
Portaria SVS/MS nº 344, de 12 de maio de 1998 (medicamentos de controle especial) · Ministério da Saúde · consultado em 10 de outubro de 2026
Lei nº 10.216, de 6 de abril de 2001 (art. 8º) · Presidência da República · consultado em 10 de outubro de 2026

Quem escreve

Equipe Sannio

A Equipe Sannio escreve os guias sobre a gestão de comunidades terapêuticas e clínicas de recuperação. Cada guia parte das normas oficiais, cita as fontes ao fim da página e informa a data em que a legislação foi conferida. O Sannio é um sistema de gestão feito para essas casas.

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